E-Arşiv

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır.

Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.

e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

Kimler E-Arşiv kullanmak Zorundadır ?

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır, yine internet üzerinden satış yapan ve 2015 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler ise en geç 1/1/2017 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.

E-Fatura ile E-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Arşiv; e-Fatura kapsamı dışındaki firmalara ve son kullanıcılara düzenlenir. e-Fatura ise; e-Fatura uygulaması kapsamında olan kullanıcılara düzenlenir.

e-Fatura gönderimi yapabilmeniz için alıcının da e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Ancak e-Arşiv gönderimi yapabilmeniz için alıcının e-Fatura kullanıcısı olması zorunlu değildir. Alıcının vereceği onay ile e-Arşiv yöntemiyle faturalarınızı gönderebilir, kağıt fatura sistemini kullanma zorunluluğundan kurtulmuş olursunuz. e-Arşiv sisteminde fatura nüshası entegratör firma aracılığı ile sağlanmaktadır.

E-Arşive Nasıl Kayıt Olunur?

Uygulamadan yararlanmak için, mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı olmaları gerekmektedir.

1-) E-Arşiv uygulamasını Özel Entegratör aracılığıyla kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e- Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e- Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.

2-) E-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin aynı zaman da E-Fatura'ya geçme zorunluluğu bulunmaktadır. E-Faturayı  kullanan mükellef özel entegratör aracılığıyla E-Arşiv hizmetinden yararlanacaklar ise sadece Özel Entegratörün sözleşmelerini doldurmaları yeterlidir.

3-) E-Fatura kullanmayan ve E-Arşiv'e geçme zorunluluğundan dolayı E-Fatura kullanacak mükellefler ilk olarak aşağıdaki adımları uygularak E-Fatura'ya kayıt olmalıdır.

1. E-Fatura uygulamasına internet aracılığı ile başvuru yapacak mükellefler gerçek kişi ise öncelikle elektronik imza diğer adıyla Nitelikli Elektronik Sertifika (Nes), tüzel kişi ise mali mühür sertifikası almaları gerekmektedir.

Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) alımı için aşağıdaki yöntem izlenmektedir:

• http://www.kamusm.gov.tr/basvurular/nes/ adresindeki süreçler takip edilerek başvurulur.
• Elektronik İmza  ücretlerine; www.kamusm.gov.tr/urunler/nitelikli_elektronik_sertifika/fiyatlandirma.jsp linkinden erişim sağlayabilirsiniz.
• Elektronik İmzadan sonra izlenecek yollara www.kamusm.gov.tr/islemler/sertifikami_aldim_ne_yapmaliyim linkinden erişim sağlayabilirsiniz.

Mali Mühür Sertifikası alımı için aşağıdaki yöntem izlenmektedir:

• http://mm.kamusm.gov.tr adresinden “SÜREÇLER” bölümüne giriş yapılır. Oradaki süreçler takip edilerek başvuru gerçekleştirilmelidir.
• Mali Mühür Sertifikası ücretlerine http://mm.kamusm.gov.tr/fiyatlandirma.jsp linkinden erişim sağlayabilirsiniz.
• Mali Mühür Sertifikası geldikten sonra izlenecek yolları http://mm.kamusm.gov.tr/surecler/aldim_ne_yapmaliyim/ linkinden erişim sağlayabilirsiniz.

      2. Elektronik İmza veya Mali Mühürü alan mükelleflerimiz E-Fatura başvurusu için http://www.efatura.gov.tr/efaturabasvuru.html adresinden "Elektronik Başvuru Yapmak İçin Tıklayınız" bölümünden İlgili alanları doldurarak kayıt işlemi tamamlanır.

E-Fatura işlemleri tamamlanmasıyla birlikte Özel Entegratör aracılığıyla E-Arşiv hizmetinden yararlanacak mükelleflerin Özel Entegratörün sözleşmelerini doldurmaları ve yeterli olacaktır.